ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯпри Кабінеті Міністрів України
П Е Р Е Л І К
N 11-а від 31.03.97
м.Київ
vd970331 vn11-а
Утвержденприказом Главного архивного
управления при Кабинете
Министров Украины от
31.03.97 г. N 11-а
Перелік типових документів, що створюються вдіяльності органів державної влади та місцевого
самоврядування, інших установ, організацій та
підприємств, з вказуванням строків зберігання
документів
{ Про затвердження Переліку додатково див. Наказ Головногоархівного управління при Кабінеті Міністрів N 41 ( z0576-98 ) від 20.07.98 }
———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————— N | Вид документа | Срок хранения документов | Примечания | ста| |—————————————————————————————| | тьи| |в учреждениях,|в учреждениях,| | | |организациях, |организациях, | | | |на предприяти-|на предприяти-| | | |ях, документы |ях, документы | | | |которых посту-|которых посту-| | | |пают в госар- |пают в госар- | | | |хивы |хивы | | ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————| 4.2. Бухгалтерский учет и отчетность | ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————| 308|Бухгалтерские отчеты и балансы организаций| | |*При отсутствии годовых - | |и пояснительные записки к ним: | | | постоянно | |а) сводные годовые |Постоянно | - |**При отсутствии годовых - | |б) годовые |Постоянно |10 лет | 10 лет | |в) квартальные | 3 года* | 3 года** | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 309|Отчеты по финансированию: | | |*При отсутствии годовых - | |а) сводные годовые |Постоянно | - | постоянно | |б) годовые |Постоянно |10 лет |**При отсутствии годовых - | |в) квартальные | 3 года* | 3 года** | 10 лет | |г) месячные | 1 год*** | 1 год*** |***При отсутствии годовых | | | | | и квартальных-постоянно | | | | |****При отсутствии годовых | | | | | и квартальных - 10 лет | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 310|Передаточные, разделительные, ликвидацион-|Постоянно |10 лет | | |ные балансы и приложения, пояснительные | | | | |записки к ним | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 311|Протоколы заседаний комиссий по рассмотре-| | |*При отсутствии годовых - | |нию и утверждению отчетов и балансов: | | | постоянно | |б) годовые |Постоянно |10 лет |**При отсутствии годовых - | |в) квартальные | 3 года* | 3 года** | 10 лет | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 312|Аналитические таблицы по разработке и |Постоянно | 5 лет | | |анализу годовых отчетов и балансов | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 313|Переписка по утверждению и уточнению | | | | |балансов и отчетов | 3 года | 3 года | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 314|Переписка по срокам представления бухгал- | | | | |терской и финансовой отчетности | 1 год | 1 год | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 315|Первичные документы и приложения к ним, | 3 года* | 3 года* |* При условии завершения ревизий.| |фиксирующие факт выполнения хозяйственных | | |В случае возникновения споров, | |операций и являющиеся основанием для бух- | | |противоречий, следственных и су- | |галтерских записей (кассовые, банковские | | |дебных дел - хранятся до вынесе- | |документы, извещения банков и переводные | | |ния окончательного решения | |требования, выписки банков, наряды на | | | | |работу, табеля, акты о приемке, сдаче, | | | | |списании имущества и материалов, квитанции| | | | |и накладные по учету товарно-материальных | | | | |ценностей, авансовые отчеты и т.п.) | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 316|Лицевые счета: | | |* После завершения выплаты посо- | |а) для рабочих и служащих, студентов |75 лет -"В" |75 лет -"В" |бый и пенсий; для одноразовой | |б) для получателей пенсий и государствен- | 5 лет* | 5 лет* |помощи - 1 год | | ных пособий | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 317|Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 лет* | 5 лет* |* При отсутствии лицевых сче- | |(в том числе на машинных носителях) | | |тов - 75 лет | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 318|Инвентарные карточки и журналы учета | 3 года* | 3 года* |*После ликвидации основных | |основных средств | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 319|Доверенности на получение денежных сумм и | 3 года | 3 года | | |товарно-материальных ценностей (в том чис-| | | | |ле аннулированные доверенности) | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 320|Гарантийные письма | 3 года | 3 года | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 321|Учетные реестры | | |* При условии завершения ревизий.| |(главная книга, журналы-ордера, разработо-| 3 года* | 3 года* |В случае возникновения споров, | |чные таблицы и т.п.) | | |противоречий, следственных и су- | | | | |дебных дел - хранятся до вынесе- | | | | |ния окончательного решения | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 322|Вспомогательные и контрольные книги, | 3 года* | 1 год* |* При условии завершения ревизий.| |журналы, картотеки, кассовые книги, | | |В случае возникновения споров, | |оборотные ведомости | | |противоречий, следственных и су- | | | | |дебных дел - хранятся до вынесе- | | | | |ния окончательного решения | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 323|Книги учета депонированной заработной | 3 года | 3 года | | |платы, журналы регистрации исполнительных | | | | |листов | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 324|Журналы, книги регистрации счетов, кассо- | 3 года | 3 года | | |вых ордеров, доверенностей, платежных по- | | | | |ручений и т.п. | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 325|Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, | 3 года* | 3 года* |* При условии завершения ревизий.| |накладных, квитанций, чековый книжек, | | |В случае возникновения споров, | |ассигнаций | | |противоречий, следственных и су- | | | | |дебных дел - хранятся до вынесе- | | | | |ния окончательного решения | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 326|Реестры счетов к оплате | 3 года* | 3 года* |* При условии завершения ревизий.| | | | |В случае возникновения споров, | | | | |противоречий, следственных и су- | | | | |дебных дел - хранятся до вынесе- | | | | |ния окончательного решения | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 327|Отчеты, ведомости по поступлению, расхо- | 3 года | 3 года | | |дованию и остаткам драгоценных металлов, | | | | |алмазов и изделий из них | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 328|Сведения по использованию кредитов: | | | | |а) годовые | 3 года | 3 года | | |б) квартальные | 1 год | 1 год | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 329|Сведения по учету фондов, лимитов заработ-| 3 года | 3 года | | |ной платы и контролю за их распределением,| | | | |по расчетам по перерасходованию и задолже-| | | | |нности по заработной плате, по отчислениям| | | | |с заработной платы, по средствам социаль- | | | | |ного страхования, по выплате отпускных и | | | | |выходного пособия и т.п. | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 330|Документы (протоколы заседаний инвентари- | 3 года* | 3 года* |* При условии завершения ревизий.| |зационных комиссий, инвентарные описи, | | |В случае возникновения споров, | |акты, сличительные ведомости) по инвента- | | |противоречий, следственных дел - | |ризации | | |хранятся до вынесения окончатель-| | | | |ного решения | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 331|Документы (копии отчетов, выписки из про- |Пока не прой- |Пока не прой- | | |токолов, заключения) по выплате пособий, |дет необходи- |дет необходи- | | |пенсий, оплате листов нетрудоспособности |мость |мость | | |из фонда социального страхования | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 332|Исполнительные листы |Пока не прой- |Пока не прой- | | | |дет необходи- |дет необходи- | | | |мость |мость | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 333|Поручения-обязательства на товары, полу- |Пока не прой- |Пока не прой- | | |чаемые в кредит, переписка по оформлению |дет необходи- |дет необходи- | | |поручений-обязательств |мость |мость | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 334|Справки, представляемые в бухгалтерию на |Пока не прой- |Пока не прой- | | |оплату учебных отпусков, получение льгот |дет необходи- |дет необходи- | | |по налогам и т.п. |мость |мость | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 335|Документы (справки, акты, обязательства, |Пока не прой- |Пока не прой- | | |переписка) по дебиторской задолженности, |дет необходи- |дет необходи- | | |растратам, недостачам, хищениям |мость |мость | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 336|Документы (протоколы, акты, отчеты) |Постоянно |До новой | | |по переоценке основных фондов | |переоценки | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 337|Акты, ведомости переоценки и определения |Постоянно |До новой | | |износа основных средств | |переоценки | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 338|Паспорта зданий*, сооружений*, оборудова- | 3 года* | 3 года* |* Паспорта зданий, сооружений - | |ния | | |памятников архитектуры, находя- | | | | |щиеся под охраной государства, | | | | |постоянно | | | | |** После ликвидации основных | | | | |средств | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 339|Наблюдательные дела по надзору за зданиями|Постоянно | - | | |и сооружениями, находящимися под охраной | | | | |государства | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 340|Переписка по паспортизации зданий и | 3 года | 3 года | | |сооружений | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 341|Документы (планы, отчеты, переписка) по | 3 года | 3 года | | |проведению документальных ревизий и | | | | |контрольно-ревизионной работы | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 342|Акты документальных ревизий финансово- | 5 лет | 5 лет* |* При условии завершения ревизий.| |хозяйственной деятельности организаций, | | |В случае возникновения споров, | |документы (справки, докладные записки) | | |противоречий, следственных и су- | |к ним | | |дебных дел - хранятся до вынесе- | | | | |ния окончательного решения | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 343|Переписка по финансово-хозяйственной | 3 года | 3 года | | |деятельности (по учету фондов, наложе- | | | | |нию и взысканию штрафов, приемке, сдаче, | | | | |списанию материальных ценностей и т.п.) | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 344|Акты проверок касс, правильности взимания | 3 года | 3 года | | |налогов и т.п. | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 345|Договоры, соглашения | 3 года* | 3 года* |*По истечении сроков действия | |(хозяйственные, операционные, трудовые | | |договоров, соглашений при усло- | |и т.п.) | | |вии завершения ревизий | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 346|Реестры договоров | 3 года | 3 года | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 347|Договоры о материальной ответственности | 5 лет* | 5 лет* |* После увольнения материально- | | | | |ответственного лица | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 348|Образцы подписей (материально |Пока не прой- |Пока не прой- | | |ответственных лиц) |дет необходи- |дет необходи- | | | |мость |мость | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 349|Сведения по регистрации государственных | 5 лет* | 5 лет* |* После ликвидации предприятий, | |предприятий, учреждений, организаций, | | |учреждений, организаций | |кооперативов, малых предприятий и т.п. | | | | ———|——————————————————————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————————————————————| 350|Расчетные ведомости уплаты взносов в | 3 года | 3 года | | |различные фонды | | | | ———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
Напечатано: "Деловая неделя" N 19, 8 сентября 1997 г.
