МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
N 60/5 від 21.11.2000 Зареєстровано в Міністерствіюстиції України
21 листопада 2000 р.
Наказ Міністерства юстиції України
21.11.2000 N 60/5 ( z0845-00 )
( Перелік діє до набрання чинності Сімейним кодексом Українизгідно з Наказом Міністерства юстиції
N 4/5 ( z0035-03 ) від 17.01.2003 )
N 4/5 ( z0035-03 ) від 17.01.2003 )
( Перелік документів відділів реєстрації актів громадянського
стану зі строками їх зберігання втрачає чинність з
01.01.2003 року на підставі Наказу Міністерства юстиції
N 94/5 ( z0866-02 ) від 04.11.2002 )
--------------------------------------------------------------------- | N | Найменування документів |Термін зберігання| Термін | |статті| | у відділі |зберігання| | | |реєстрації актів | у | | | | громадянського |районному,| | | | стану Головного |районному | | | | управління |в місті, | | | | юстиції |міському | | | | Міністерства | (міст | | | |юстиції України в|обласного | | | | Автономній |значення) | | | |Республіці Крим, |управлінні| | | | обласних, | юстиції | | | | Київського та | | | | |Севастопольського| | | | |міських управлінь| | | | | юстиції | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 1 | 2 | 3 | 4 | |-------------------------------------------------------------------| | 1. Керівництво та контроль | |-------------------------------------------------------------------| | 1 |Копії нормативно-правових актів| Доки не мине | Доки не | | |з питань діяльності органів | потреба | мине | | |реєстрації актів громадянського| | потреба | | |стану (постанов Верховної Ради | | | | |України, указів Президента | | | | |України, постанов і | | | | |розпоряджень Кабінету Міністрів| | | | |України, наказів Міністерства | | | | |юстиції України, Головного | | | | |управління юстиції Міністерства| | | | |юстиції України в Автономній | | | | |Республіці Крим, обласних, | | | | |Київського та Севастопольського| | | | |міських, районних, районних у | | | | |містах, міських (міст обласного| | | | |значення) управлінь юстиції, | | | | |актів органів місцевого | | | | |самоврядування та місцевих | | | | |державних адміністрацій, які | | | | |стосуються безпосередньої | | | | |діяльності органів реєстрації | | | | |актів громадянського стану) | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 2 |Листи (методичні рекомендації, | Доки не мине | Доки не | | |роз'яснення тощо) Міністерства | потреба | мине | | |юстиції України, Головного | | потреба | | |управління юстиції Міністерства| | | | |юстиції України в Автономній | | | | |Республіці Крим, обласних, | | | | |Київського та Севастопольського| | | | |міських управлінь юстиції | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 3 |Документи (огляди, інформації | Постійно | Постійно | | |тощо) з питань реєстрації актів| | | | |громадянського стану з | | | | |іноземцями та особами без | | | | |громадянства | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 4 |Документи (довідки, доповідні | 5 років | 5 років | | |записки тощо) перевірок роботи | | | | |органів реєстрації актів | | | | |громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 5 |Документи (довідки, акти, | 5 років | 5 років | | |службові записки) ревізій | | | | |органів реєстрації актів | | | | |громадянського стану, | | | | |проведених фінансовими | | | | |органами | | | |-------------------------------------------------------------------| | 2. Організаційні питання | |-------------------------------------------------------------------| | 6 |Положення про відділ реєстрації| 3 роки після | 3 роки | | |актів громадянського стану та | заміни новим | після | | |розподіл обов'язків між | | заміни | | |працівниками відділу реєстрації| | новим | | |актів громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 7 |Плани роботи відділу реєстрації| 1 рік | 1 рік | | |актів громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 8 |Звіти про реєстрацію актів | 5 років | 5 років | | |громадянського стану (форма 97,| | | | |форма 97-А та додаток до неї) | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 9 |Звіти про витрачання бланків | Постійно | Постійно | | |свідоцтв про реєстрацію актів | | | | |громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 10 |Документи (протоколи засідань, | 5 років | 5 років | | |рішення тощо), пов'язані з | | | | |організацією роботи | | | | |кваліфікаційної комісії | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 11 |Документи (навчальні програми, | 5 років | 5 років | | |плани, довідки, відомості тощо)| | | | |про підвищення ділової | | | | |кваліфікації працівників | | | | |відділів реєстрації актів | | | | |громадянського стану та | | | | |посадових осіб виконавчих | | | | |комітетів сільських, селищних, | | | | |міських (крім міст обласного | | | | |значення) рад | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 12 |Документи (положення, перелік, | До заміни | До | | |тарифи та інші), пов'язані з | новими | заміни | | |організацією роботи щодо | | новими | | |надання працівниками відділів | | | | |реєстрації актів громадянського| | | | |стану додаткових платних послуг| | | | |правового та технічного | | | | |характеру | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 13 |Документи (виступи, статті, | 3 роки | 3 роки | | |доповіді тощо) щодо правової | | | | |пропаганди серед населення | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 14 |Документи (огляди, інформації, | 3 роки | 3 роки | | |довідки тощо) узагальнення | | | | |практики роботи органів | | | | |реєстрації актів громадянського| | | | |стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 15 |Номенклатура справ відділу | До заміни | До | | |реєстрації актів громадянського| новою | заміни | | |стану | | новою | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 16 |Журнал особистого прийому | 5 років | 5 років | | |громадян керівником відділу | | | | |реєстрації актів громадянського| | | | |стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 17 |Журнал обліку звернень | 5 років | 5 років | | |громадян, що надійшли до | | | | |відділу відповідно до Закону | | | | |України "Про звернення | | | | |громадян" ( 393/96-ВР ) | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 18 |Звернення громадян, що надійшли| | | | |до відділу реєстрації актів | | | | |громадянського стану відповідно| | | | |до Закону України "Про звернен-| | | | |ня громадян": ( 393/96-ВР ) | | | | |-------------------------------+-----------------+----------| | |а) що містять пропозиції про | Постійно | 10 | | |суттєві зміни в роботі органів | | років | | |реєстрації актів громадянського| | | | |стану, усунення недоліків та | | | | |зловживань, | | | | |-------------------------------+-----------------+----------| | |б) особистого та другорядного | 5 років | 5 років | | |характеру | | | |-------------------------------------------------------------------| | 3. Реєстрація актів громадянського стану | |-------------------------------------------------------------------| | 19 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | | |народження (у тому числі | | років | | |поновлених записів) | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 20 |Медичні довідки та списки про | - | 3 роки | | |народження дітей, заяви про | | | | |реєстрацію народження дитини | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 21 |Заяви матері, яка не перебуває | - | 3 роки | | |у шлюбі, про внесення | | | | |відомостей про батька до запису| | | | |акта про народження дитини | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 22 |Акти, протоколи, довідки, що | - | 20 | | |представлені у зв'язку з | | років | | |реєстрацією знайденої дитини | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 23 |Копії рішень органів опіки та | - | 3 роки | | |піклування з питань присвоєння | | | | |або зміни дитині прізвища або | | | | |імені | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 24 |Корінці довідок про виплату | - | 3 роки | | |одноразової допомоги у зв'язку | | | | |з народженням дитини | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 25 |Корінці довідок про реєстрацію | - | 3 роки | | |народження дитини до органів | | | | |соціального захисту | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 26 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | | |смерть | | років | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 27 |Документи (лікарське свідоцтво,| - | 3 роки | | |висновок та інші), які є | | | | |підставою для реєстрації | | | | |смерті, а також списки дітей, | | | | |померлих у віці до одного року | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 28 |Копії рішень судів про | - | 3 роки | | |оголошення громадянина | | | | |померлим, встановлення факту | | | | |смерті або реєстрації смерті | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 29 |Корінці довідок про виплату | - | 3 роки | | |одноразової допомоги у зв'язку | | | | |зі смертю | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 30 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | | |одруження | | років | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 31 |Заяви громадян про одруження, а| - | 3 роки | | |також документи, необхідні для | | | | |реєстрації шлюбу з іноземцями | | | | |та особами без громадянства | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 32 |Заяви осіб, які не з'явилися на| - | 3 роки | | |реєстрацію шлюбу | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 33 |Журнал обліку заяв про | - | 3 роки | | |одруження | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 34 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | | |розірвання шлюбу | | років | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 35 |Заяви громадян про розірвання | - | 3 роки | | |шлюбу та документи, пов'язані з| | | | |цією реєстрацією (копії рішень | | | | |судів (витягів з рішень) про | | | | |розірвання шлюбу, про визнання | | | | |громадян безвісно відсутніми, | | | | |недієздатними, а також копії | | | | |вироків суду (виписки з | | | | |вироків) про засудження | | | | |громадян до позбавлення волі на| | | | |строк не менше трьох років, | | | | |квитанції про сплату держмита | | | | |тощо) | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 36 |Заяви осіб, які не з'явилися на| - | 3 роки | | |реєстрацію розірвання шлюбу | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 37 |Журнал обліку заяв про | - | 3 роки | | |розірвання шлюбу | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 38 |Заяви подружжя про поновлення | - | 3 роки | | |шлюбу у випадку, коли з'явився | | | | |один з подружжя, визнаний | | | | |раніше судом безвісно | | | | |відсутнім, та копія рішення | | | | |(ухвали) суду про скасування | | | | |такого рішення | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 39 |Повідомлення про реєстрацію | 1 рік | - | | |розірвання шлюбу, проведену | | | | |іншими відділами реєстрації | | | | |актів громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 40 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | | |встановлення батьківства | | років | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 41 |Заяви про встановлення | - | 20 | | |батьківства та документи, | | років | | |пов'язані з проведенням цієї | | | | |реєстрації | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 42 |Журнал реєстрації заяв про | - | 3 роки | | |реєстрацію встановлення | | | | |батьківства | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 43 |Книги реєстрації актів про | 75 років | 75 | | |переміну прізвища, імені та по | | років | | |батькові | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 44 |Журнали обліку заяв громадян | - | 10 | | |про переміну прізвища, імені, | | років | | |по батькові | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 45 |Матеріали про переміну | - | 10 | | |прізвища, імені, по батькові | | років | | |(заява, копії свідоцтв, записів| | | | |актів, висновок, повідомлення | | | | |про внесення змін та інші) | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 46 |Книги реєстрації поновлених | 75 років | 75 | | |актів громадянського стану | | років | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 47 |Копії рішень судів про | - | 5 років | | |встановлення фактів реєстрації | | | | |актів громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 48 |Копії рішень судів про | - | 5 років | | |усиновлення, про скасування | | | | |усиновлення або визнання його | | | | |недійсним | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 49 |Повідомлення про внесення змін | 5 років | - | | |до записів актів про народження| | | | |у зв'язку з усиновленням | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 50 |Повідомлення про внесення змін,| 3 роки | - | | |доповнень та виправлень до | | | | |записів актів громадянського | | | | |стану, отримані від інших | | | | |відділів реєстрації актів | | | | |громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 51 |Алфавітні журнали до книг | 75 років | 75 | | |реєстрації актів громадянського| | років | | |стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 52 |Журнали обліку заяв про | - | 5 років | | |внесення змін, доповнень та | | | | |виправлень до записів актів | | | | |громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 53 |Матеріали про внесення змін, | - | 5 років | | |доповнень та виправлень до | | | | |записів актів громадянського | | | | |стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 54 |Журнали обліку заяв про | - | 5 років | | |поновлення втрачених записів | | | | |актів громадянського стану, у | | | | |тому числі про реєстрацію | | | | |народження з пропуском | | | | |установленого строку | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 55 |Документи про поновлення | - | 5 років | | |втрачених записів актів | | | | |громадянського стану (заяви, | | | | |повідомлення про відсутність | | | | |записів актів, копії свідоцтв, | | | | |висновок та інші) і матеріали | | | | |перевірок за заявами про | | | | |реєстрацію народження з | | | | |пропуском установленого строку | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 56 |Журнали обліку заяв про | 1 рік | 1 рік | | |анулювання записів актів | | | | |громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 57 |Матеріали про анулювання | 10 років | 10 | | |записів актів громадянського | | років | | |стану, у тому числі рішення | | | | |судів | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 58 |Заяви громадян про видачу | 1 рік | 1 рік | | |повторних свідоцтв, довідок про| | | | |реєстрацію актів громадянського| | | | |стану та запити установ, | | | | |організацій та підприємств про | | | | |видачу копій записів актів | | | | |громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 59 |Журнал обліку та видачі довідок| 1 рік | 1 рік | | |про проведену реєстрацію акта | | | | |громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 60 |Журнал обліку виданих | 3 роки | 3 роки | | |громадянам України та особам | | | | |без громадянства довідок про | | | | |сімейний стан для подальшого їх| | | | |використання за кордоном | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 61 |Свідоцтва про реєстрацію актів | 1 рік | 1 рік | | |громадянського стану, що | | | | |надійшли з інших органів | | | | |реєстрації актів громадянського| | | | |стану і не були вручені | | | | |заявникам | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 62 |Книги обліку оприбуткування й | Постійно | Постійно | | |витрачання бланків свідоцтв про| | | | |реєстрацію актів громадянського| | | | |стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 63 |Книги обліку бланків свідоцтв, | Постійно | Постійно | | |які видаються керівництвом | | | | |відділу реєстрації актів | | | | |громадянського стану | | | | |працівникам відділу | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 64 |Книги обліку оприбуткування й | Постійно | Постійно | | |витрачання бланків свідоцтв про| | | | |реєстрацію актів громадянського| | | | |стану за видами | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 65 |Книги особових рахунків з | Постійно | Постійно | | |обліку бланків свідоцтв | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 66 |Книги обліку бланків свідоцтв, | Постійно | Постійно | | |які надійшли з інших відділів | | | | |реєстрації актів громадянського| | | | |стану для вручення громадянам | | | |-------------------------------------------------------------------| | 4. Діловодство та архів | |-------------------------------------------------------------------| | 67 |Книги обліку поштових витрат, | 1 рік | 1 рік | | |квитанції на відправку | | | | |рекомендованої кореспонденції | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 68 |Справа архівного фонду, описи | Постійно | Постійно | | |документів | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 69 |Довідки обласного державного | 10 років | 10 | | |архіву про підтвердження або | | років | | |відсутність проведеної | | | | |реєстрації акта громадянського | | | | |стану, на підставі яких | | | | |видаються повторні свідоцтва | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 70 |Копії повідомлень, надісланих | 3 роки | 3 роки | | |обласними управліннями юстиції | | | | |до державних архівів про видачу| | | | |повторних свідоцтв про | | | | |реєстрацію актів громадянського| | | | |стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 71 |Акти про прийняття бланків | Постійно | Постійно | | |свідоцтв про реєстрацію актів | | | | |громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 72 |Акти про знищення бланків | Постійно | Постійно | | |свідоцтв про реєстрацію актів | | | | |громадянського стану | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 73 |Акти приймання-передавання | Постійно | Постійно | | |документів та матеріальних | | | | |цінностей відділу реєстрації | | | | |актів громадянського стану у | | | | |зв'язку зі зміною кадрів | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 74 |Журнали реєстрації вхідної та | 3 роки | 3 роки | | |вихідної кореспонденції | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 75 |Акти про знищення других | Постійно | Постійно | | |примірників книг реєстрації | | | | |актів громадянського стану у | | | | |зв'язку з передачею перших | | | | |примірників до державного | | | | |архіву | | | |------+-------------------------------+-----------------+----------| | 76 |Акти про передачу на зберігання| Постійно | Постійно | | |до державного архіву книг | | | | |реєстрації актів громадянського| | | | |стану та метричних книг | | | ---------------------------------------------------------------------
Директор Департаменту у справах
цивільного стану громадян В.В.Кунда
