Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації
{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
№ 692/5 від 25.04.2014
№ 2163/5 від 02.11.2015
№ 2057/5 від 27.06.2018
№ 1113/5 від 24.03.2023}
Відповідно до статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, що додається.
2. Департаменту взаємодії з органами влади (Палій Н.О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.
ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ
про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації
{У тексті Типового положення слова «юридична особа» у всіх відмінках і числах замінено словом «установа» у відповідному відмінку і числі згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
1. Експертна комісія (далі - ЕК) державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, їх відокремленого підрозділу, який за рішенням експертно- перевірної комісії (далі - ЕПК) державного архіву внесений до джерел формування Національного архівного фонду (далі - установа), утворюється відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, для організації і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві установи, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради), у зоні комплектування якої вона перебуває.
{Пункт 1 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
2. Завданнями ЕК установи є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві установи, розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах.
{Типове положення доповнено пунктом 2 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
3. ЕК є постійно діючим органом установи.
4. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також положенням про ЕК, затвердженим на підставі цього Типового положення.
{Пункт в редакції Наказу Міністерства юстиції № 692/5 від 25.04.2014}
5. До складу ЕК, який затверджується керівником установи, входять керівники служби діловодства та архівного підрозділу установи, працівники структурних підрозділів, а також представники ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради), у зоні комплектування яких вона перебуває (за згодою).
Завдання ЕК установи, яка складається з трьох або менше штатних одиниць, може виконувати ЕК установи вищого рівня, відповідного органу місцевого самоврядування (за згодою).
{Пункт 5 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника установи, а секретарем - керівник її архівного підрозділу або особа, відповідальна за архів. Голова ЕК може мати заступника.
{Абзац третій пункту 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
6. Секретар ЕК за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів установи та окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.
7. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник установи, і звітує перед ним про проведену роботу.
{Пункт 8 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
8. ЕК установи приймає рішення про:
схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради) проєктів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів кіно-, відео-, фото-, фонодокументів постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ), описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про службу діловодства, архівний підрозділ та ЕК, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів НАФ;
{Абзац другий пункту із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2163/5 від 02.11.2015; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
схвалення і подання до ЕПК державного архіву переліків проєктів проблем (тем), науково-технічна документація яких підлягає внесенню до НАФ;
{Абзац третій пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
схвалення описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
{Абзац четвертий пункту із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2163/5 від 02.11.2015, № 2057/5 від 27.06.2018}
схвалення і подання ЕК органу вищого рівня номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.
{Абзац п'ятий пункту 8 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
Проєкти документів подаються на розгляд ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради) у паперовій та електронній формах разом із супровідним листом.
{Пункт 8 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
9. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:
контролювати дотримання структурними підрозділами установи, працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, установлених вимог щодо розробки номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;
{Абзац другий пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
вимагати від структурних підрозділів установи розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;
одержувати від структурних підрозділів установи відомості та пропозиції, необхідні для проведення експертизи цінності документів;
визначати строки зберігання документів, що не передбачені типовими та галузевими переліками видів документів із зазначенням строків їх зберігання, та погоджувати їх з ЕПК відповідного державного архіву або з ЕК органу вищого рівня (для установ, у діяльності яких не утворюються документи НАФ);
заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів установи про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;
запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів установи, а в разі необхідності працівників відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради);
{Абзац сьомий пункту 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
інформувати керівництво установи з питань, що входять до компетенції ЕК.
10. Засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.
Голова ЕК може прийняти рішення про проведення засідання у режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема через Інтернет (далі - онлайнзасідання). В онлайн-засіданні беруть участь члени ЕК, а також запрошені особи.
{Пункт 10 доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1113/5 від 24.03.2023}
11. Рішення ЕК приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником установи.
12. У разі відмови керівника установи затвердити протокол засідання ЕК її голова може звернутися зі скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби.
