Про внесення змін до деяких постанов Центральної виборчої комісії
{Із змінами, внесеними згідно з Постановами Центральної виборчої комісії
№ 1969 від 02.12.2019
№ 120 від 25.06.2020}
З метою підвищення ефективності роботи з документами в органах ведення Державного реєстру виборців, враховуючи лист Державної архівної служби України від 3 квітня 2017 року № 01.2/1026 стосовно порядку роботи з наказами керівника органу ведення Державного реєстру виборців, керуючись статтями 11-13, пунктом 8 статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія постановляє:
1. Внести до Порядку і форм обліку дій щодо зміни бази даних Державного реєстру виборців, установлених постановою Центральної виборчої комісії від 3 квітня 2009 року № 19 (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 15 жовтня 2009 року № 155), такі зміни:
пункт 2.1 доповнити словами "з фіксацією дати та часу виконання";
пункти 3.1, 3.2 викласти в такій редакції:
"3.1. Персоніфікований облік дій щодо зміни бази даних Реєстру здійснюється шляхом фіксації даних про уповноваженого працівника органу ведення - виконавця наказу.
3.2. Після автоматизованого виконання наказу керівника органу ведення про виконання дій щодо ведення Реєстру на наказі, створеному в паперовій формі, проставляється відмітка про його виконання. Якщо наказ керівника органу ведення створено в електронній формі, відповідний реквізит створюється окремо від наказу";
2. Внести до постанови Центральної виборчої комісії від 20 січня 2011 року № 13 "Про Порядок організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців" (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 9 березня 2016 року № 68) такі зміни:
1) пункт 2 постанови викласти в такій редакції:
"2. Встановити форму журналу реєстрації подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додаток 2)";
2) у Порядку організаційно-правової підготовки і виконання дій щодо ведення Державного реєстру виборців, затвердженому зазначеною постановою:
у пункті 2.4 слово "письмового" виключити;
пункт 2.8 викласти в такій редакції:
"2.8. Наказ може створюватися в паперовій або електронній формі.
Накази в паперовій формі оформлюються на бланках, примірні зразки яких затверджено постановою Центральної виборчої комісії від 18 листопада 2010 року № 527, та повинні містити обов’язкові для цього виду документа реквізити.
Наказ в електронній формі оформлюється з дотриманням вимог, установлених до створення електронних документів. Завершується створення наказу накладанням на нього електронного цифрового підпису керівника органу ведення.
Електронний цифровий підпис в органі ведення застосовується відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" та з дотриманням Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452";
пункт 2.9 викласти в такій редакції:
"2.9. Для реєстрації наказів, створених у паперовій формі, ведеться журнал згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення. Накази підлягають обліку в АІТС Реєстру. Для наказів, створених в електронній формі, застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація";
пункт 2.10 доповнити новим абзацом такого змісту:
"На виконаних наказах керівником органу ведення проставляється відмітка про його виконання. Якщо наказ створено в електронній формі, реквізит "Позначка про виконання документа, направлення його до справи" створюється окремо від електронного документа та оформлюється з використанням електронного цифрового підпису";
у пункті 2.16:
слова "систематизуються та формуються у відповідні справи і зберігаються органом ведення згідно із цим Порядком та Примірною номенклатурою справ, затвердженою центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства" замінити словами "групуються у справи та зберігаються в органі ведення згідно з номенклатурою справ";
доповнити новими абзацами такого змісту:
"У разі якщо в органі ведення здійснюється робота з електронними документами, в інструкції з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, визначаються особливості роботи з ними з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів АІТС Реєстру, а саме:
проекти електронних документів органу ведення формуються програмними засобами АІТС Реєстру;
електронні документи тимчасового строку зберігання з часу їх створення і до знищення зберігаються в АІТС Реєстру;
знищення електронних документів після закінчення строків їх зберігання здійснюється в установленому порядку працівником органу ведення, до обов’язків якого віднесено таку функцію";
пункт 3.6 викласти в такій редакції:
"3.6. Заява щодо включення до Реєстру в день її надходження до органу ведення реєструється із застосуванням журнальної форми реєстрації документів згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, та обліковується програмними засобами АІТС Реєстру";
пункт 4.6 викласти в такій редакції:
"4.6. Заява про внесення змін до персональних даних виборця у Реєстрі в день її надходження до органу ведення реєструється із застосуванням журнальної форми реєстрації документів згідно з інструкцією з діловодства у відповідному органі, яким утворено орган ведення, та обліковується програмними засобами АІТС Реєстру";
у пункті 5.5 слова "обліку документів періодичного поновлення персональних даних Реєстру" виключити, а слово і цифру "(додаток 9)" замінити словом і цифрою "(додаток 2)";
3) додатки 2-8 до постанови виключити.
У зв’язку з цим додаток 9 вважати додатком 2;
4) додаток 2 до постанови викласти у новій редакції, що додається.
{Пункт 3 втратив чинність на підставі Постанови Центральної виборчої комісії № 1969 від 02.12.2019}
{Пункт 4 втратив чинність на підставі Постанови Центральної виборчої комісії № 120 від 25.06.2020}
5. Внести до пункту 8 Положення щодо проведення виїзних перевірок стану організації роботи органів ведення Державного реєстру виборців, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 26 лютого 2016 року № 59 (із змінами, внесеними постановою Центральної виборчої комісії від 16 грудня 2016 року № 509), такі зміни:
абзаци п’ятий - сьомий викласти в такій редакції:
журналу реєстрації наказів керівника органу ведення Реєстру (в разі застосування журнальної форми реєстрації наказів);
журналу реєстрації звернень громадян";
абзац одинадцятий після слова "виборців" доповнити словами "(у разі їх створення в паперовій формі)".
6. Постанова набирає чинності з 1 жовтня 2017 року.
7. Цю постанову надіслати Міністерству закордонних справ України, обласним, Київській міській державним адміністраціям для доведення до відома відповідних органів ведення і регіональних органів адміністрування Державного реєстру виборців та контролю за її виконанням, а також оприлюднити на офіційному веб-сайті Центральної виборчої комісії.
Додаток 2 |
ЖУРНАЛ
реєстрації подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців
Дата надходження та індекс подання | Найменування органу, закладу, установи, що надіслала подання, дата та індекс одержаного документа (супровідного листа) | Короткий зміст | Кількість аркушів | Відмітка про надання електронного файла документа | Резолюція | Підпис особи, яка отримала документ | Відмітка про виконання |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
