Про затвердження Порядку формування єдиної справи розпорядчих документів, що приймаються органом державного нагляду (контролю) під час здійснення заходу державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності
{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки
№ 2429 від 13.05.2025}
Відповідно до частини десятої статті 7 Закону України “Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності” НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок формування єдиної справи розпорядчих документів, що приймаються органом державного нагляду (контролю) під час здійснення заходу державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності, що додається.
2. Директору департаменту розвитку підприємництва та регуляторної політики (Гутенко Д.В.) у встановленому порядку подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра економічного розвитку і торгівлі України Нефьодова М.Є.
ПОРЯДОК
формування єдиної справи розпорядчих документів, що приймаються органом державного нагляду (контролю) під час здійснення заходу державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності
1. Цей Порядок визначає загальні засади формування єдиної справи розпорядчих документів, що приймаються органом державного нагляду (контролю) під час здійснення кожного окремого заходу державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності.
{Пункт 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025}
2. У цьому Порядку термін “єдина справа” означає сукупність документів щодо кожного окремого заходу державного нагляду (контролю) органу державного нагляду (контролю) стосовно певного суб’єкта господарювання.
{Абзац перший пункту 2 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025}
Інші терміни вживаються у значеннях, визначених в Законі України “Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності” та Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.
ІІ. Формування та зберігання єдиної справи
1. Формування єдиної справи здійснюється шляхом групування розпорядчих документів, визначених статтею 7 Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності», в окрему папку (швидкозшивач) у паперовій формі та/або в системі електронного документообігу органу державного нагляду (контролю) в електронній формі.
Загальні засади документування (особливості ведення) та порядок проходження єдиної справи в електронній формі з моменту її створення в системі електронного документообігу органу державного нагляду (контролю) визначаються Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.
{Пункт 1 розділу II в редакції Наказу Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025}
2. До єдиної справи долучаються документи щодо відбору зразків продукції, результати фіксації заходів державного нагляду (контролю) чи окремих дій технічними приладами та/або засобами, що мають функції фото- та/або відеозйомки, аудіо- та/або відеозапису, про виконання суб’єктом господарювання в установлені строки припису, розпорядження, рішення органу державного нагляду (контролю) за результатами проведення планових та позапланових заходів державного нагляду (контролю), а також документи стосовно позовів до адміністративного суду щодо відповідного заходу державного нагляду (контролю) (за наявності).
{Абзац перший пункту 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025, з урахуванням змін, внесених Наказом Міністерства економіки № 2580 від 02.06.2025}
У разі здійснення позапланового заходу державного нагляду (контролю) до єдиної справи долучаються документи, що стали підставою для його проведення.
3. Єдина справа формується посадовою особою органу державного нагляду (контролю), яка здійснювала захід державного нагляду (контролю) або на яку згідно з рішенням керівника цього органу покладено повноваження щодо її зберігання.
{Пункт 3 розділу II в редакції Наказу Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025}
4. Формування єдиної справи в паперовій формі передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів, їх групування, оформлення обкладинки (титульного аркуша) та наявність засвідчувального напису.
Формування єдиної справи в електронній формі передбачає окрему порядкову нумерацію електронних документів, складання внутрішнього опису документів, їх групування та наявність засвідчувального напису.
{Пункт 4 розділу II в редакції Наказу Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025}
5. Внутрішній опис документів єдиної справи формується на окремому аркуші (додаток 1).
6. Кожна єдина справа реєструється в паперовому або електронному журналі обліку єдиних справ розпорядчих документів, що приймаються під час здійснення заходів державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності (додаток 2).
{Пункт 6 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025}
7. Формування єдиної справи розпорядчих документів починається після видання органом державного нагляду (контролю) наказу (рішення, розпорядження) про здійснення планового або позапланового заходу державного нагляду (контролю).
8. Розпорядчі документи, що видаються (приймаються) органом державного нагляду (контролю) під час здійснення заходу державного нагляду (контролю), долучаються до єдиної справи не пізніше трьох робочих днів з дня їх видання (прийняття).
9. Документи щодо виконання суб’єктом господарювання припису, розпорядження, рішення органу державного нагляду (контролю) за результатами здійснення планових та позапланових заходів державного нагляду (контролю), а також документи стосовно позовів до адміністративного суду щодо кожного окремого заходу державного нагляду (контролю) (за наявності) долучаються до єдиної справи не пізніше трьох робочих днів з дня їх видання (прийняття, надходження). Документи, що стали підставою для проведення позапланового заходу державного нагляду (контролю) долучаються до єдиної справи після завершення їх розгляду.
10. Документи всередині єдиної справи групуються в хронологічному порядку відповідно до їх надходження таким чином, щоб на початку справи був розміщений документ, який надійшов останнім. Після завершення єдиної справи здійснюється її систематизація, тобто розміщення документів за хронологією надходження або створення (з січня по грудень).
11. Формування єдиної справи вважається завершеним після підписання безпосереднім керівником посадової особи, яка здійснювала захід державного нагляду (контролю) або на яку згідно з рішенням керівника відповідного органу державного нагляду (контролю) покладено повноваження щодо її зберігання, засвідчувального напису у внутрішньому описі документів єдиної справи, що здійснюється після виконання всіх вимог Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» щодо заходу державного нагляду (контролю).
Під час формування єдиної справи в паперовій формі безпосередній керівник посадової особи, яка здійснювала захід державного нагляду (контролю) або на яку згідно з рішенням керівника відповідного органу державного нагляду (контролю) покладено повноваження щодо її зберігання, підписує внутрішній опис документів єдиної справи власноруч.
Під час формування єдиної справи в електронній формі безпосередній керівник посадової особи, яка здійснювала захід державного нагляду (контролю) або на яку згідно з рішенням керівника відповідного органу державного нагляду (контролю) покладено повноваження щодо її зберігання, підписує внутрішній опис документів єдиної справи шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису.
{Пункт 11 розділу II в редакції Наказу Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025}
12. Витребування та/або вилучення документів з єдиної справи здійснюється в порядку, передбаченому законодавством у сфері формування, обліку, зберігання і використання Національного архівного фонду.
Орган державного нагляду (контролю) виготовляє копії документів, що витребовуються та/або вилучаються з єдиної справи, пронумерувати, прошити та завірити їх печаткою.
До єдиної справи долучаються документи, на підставі яких було здійснено витребування та/або вилучення документів, супровідний лист або документ, яким суд (орган досудового розслідування) уповноважив особу на їх одержання, та опис витребуваних та/або вилучених документів.
{Пункт 12 розділу II в редакції Наказу Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025, з урахуванням змін, внесених Наказом Міністерства економіки № 2580 від 02.06.2025}
{Пункт 13 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025}
13. Завершена єдина справа зберігається за місцем її формування (у структурному підрозділі органу державного нагляду (контролю), що здійснював перевірку) до наступного планового заходу державного нагляду (контролю) щодо певного суб’єкта господарювання, але не менше ніж п’ять років.
Після завершення строку зберігання єдиної справи, передбаченого абзацом першим цього пункту, вона зберігається в органі державного нагляду (контролю) відповідно до строків та порядку, встановлених законодавством у сфері формування, обліку, зберігання і використання Національного архівного фонду.
{Пункт 13 розділу II в редакції Наказу Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025, з урахуванням змін, внесених Наказ Міністерство економіки № 2580 від 02.06.2025}
Директор департаменту |
|
Додаток 1 |
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів єдиної справи
{Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки № 2429 від 13.05.2025}
Додаток 2 |
ЖУРНАЛ
обліку єдиних справ розпорядчих документів, що приймаються під час здійснення заходів державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності
