Про запровадження пілотного проекту щодо подання заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану через мережу Інтернет
{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
№ 1215/5 від 13.07.2015
№ 1603/5 від 27.08.2015
№ 1791/5 від 22.09.2015
№ 2227/5 від 06.11.2015
№ 2471/5 від 02.12.2015
№ 3446/5 від 02.12.2016
№ 908/5 від 20.03.2017
№ 3007/5 від 25.09.2017
№ 1827/5 від 12.06.2018
№ 339/5 від 03.02.2020}
{У Наказі слова «головні територіальні управління юстиції в областях та місті Києві» в усіх відмінках та числах замінено словами «міжрегіональні управління юстиції Міністерства юстиції України» у відповідних відмінках та числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 339/5 від 03.02.2020}
Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 червня 2015 року № 669-р «Про реалізацію пілотного проекту у сфері державної реєстрації актів цивільного стану», пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, та з метою оптимізації процесу надання адміністративних послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану та створення сприятливих умов для їх отримання НАКАЗУЮ:
1. Запровадити пілотний проект щодо подання заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану через мережу Інтернет та визначити, що відділами державної реєстрації актів цивільного стану - учасниками пілотного проекту є:
відділи державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації міжрегіональних управлінь юстиції Міністерства юстиції України;
районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні відділи державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь юстиції Міністерства юстиції України.
{Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 3446/5 від 02.12.2016, № 3007/5 від 25.09.2017}
{Пункт 2 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 3007/5 від 25.09.2017}
3. Затвердити Порядок роботи веб-порталу «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану», що додається.
4. Затвердити Порядок розгляду відділами державної реєстрації актів цивільного стану - учасниками пілотного проекту заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, поданих через мережу Інтернет, що додається.
5. Адміністратору Державного реєстру актів цивільного стану громадян вжити відповідних заходів, необхідних для реалізації цього наказу.
6. Міжрегіональним управлінням юстиції Міністерства юстиції України у разі зміни реквізитів рахунків щодо оплати адміністративних послуг, а також платних послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану не пізніше двох робочих днів з дня таких змін забезпечити внесення відповідних змін з використанням програмного забезпечення Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
{Пункт 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3446/5 від 02.12.2016; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3007/5 від 25.09.2017}
7. Департаменту цивільного, фінансового законодавства та законодавства з питань земельних відносин (Ференс О.М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».
8. Цей наказ набирає чинності з 20 липня 2015 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.
{Пункт 8 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1215/5 від 13.07.2015}
9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.
{Перелік відділів державної реєстрації актів цивільного стану - учасників пілотного проекту виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 3007/5 від 25.09.2017}
ПОРЯДОК
роботи веб-порталу «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану»
1. Цей Порядок, розроблений відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», визначає механізм подання фізичними особами до відділів державної реєстрації актів цивільного стану заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованих електронних підписів (далі - заява) або звернень щодо формування таких заяв (далі - звернення) через мережу Інтернет з використанням веб-порталу «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану».
{Пункт 1 розділу І із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1827/5 від 12.06.2018}
2. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:
веб-портал «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану» (далі - Веб-портал) - електронний ресурс з унікальною адресою у глобальній мережі передачі даних Інтернет, на якому розміщуються організаційно-методичні матеріали, здійснюються реєстрація користувачів, подача, обробка, зберігання та передача інформації (даних) з питань у сфері державної реєстрації актів цивільного стану. Веб-портал є офіційним сервісом щодо подачі заяв або звернень, працює цілодобово у режимі он-лайн та є доступним усім користувачам мережі Інтернет;
електронна послуга - передача до відділів державної реєстрації актів цивільного стану наданих користувачами заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису користувача або звернень з інформацією, необхідною для формування таких заяв, що підписуються під час особистого звернення фізичної особи до відділу, отримання повідомлень про результати їх розгляду;
{Абзац третій пункту 2 розділу І із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1827/5 від 12.06.2018}
користувач Веб-порталу (далі - користувач) - будь-яка фізична особа, яка бажає подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву або звернення, зареєструвалась на Веб-порталі та звертається з питань у сфері державної реєстрації актів цивільного стану та/або за інформаційно-консультаційною підтримкою;
особистий кабінет - розділ Веб-порталу, доступ до якого має тільки зареєстрований користувач, що авторизується за допомогою особистих ідентифікаторів доступу до особистого кабінету (далі - логін та пароль), у якому розміщуються інформаційні повідомлення, електронні заяви або звернення, подані до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, результати їх розгляду та інша інформація;
технічний адміністратор Веб-порталу - державне підприємство «Національні інформаційні системи», яке здійснює заходи з технічного та технологічного створення та супроводження програмного забезпечення Веб-порталу, забезпечує захист інформації, що міститься на Веб-порталі, від несанкціонованого доступу відповідно до встановлених вимог до захисту оброблюваної в інформаційних системах інформації, забезпечує програмними засобами Державного реєстру актів цивільного стану громадян можливість щоденного формування відділами державної реєстрації актів цивільного стану відомостей щодо проведених за попередній день платежів за заявами (зверненнями) фізичних осіб з використанням платіжних систем (прізвище, ім’я, по батькові платника, сума платежу, дата проведення платежу, призначення платежу, найменування кредитно-фінансової установи, якою проведено платіж, відомості про отримувача коштів); здійснює інші заходи, спрямовані на забезпечення його функціонування.
{Абзац шостий пункту 2 розділу І із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 3446/5 від 02.12.2016, № 3007/5 від 25.09.2017}
Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану».
3. Працівники, відповідальні за приймання і обробку заяв або звернень, поданих через Веб-портал, виконання інших завдань, передбачених цим Порядком та Порядком розгляду відділами державної реєстрації актів цивільного стану - учасниками пілотного проекту заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, поданих через мережу Інтернет, визначаються керівниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану.
II. Реєстрація користувачів Веб-порталу
1. Реєстрація користувачів Веб-порталу здійснюється шляхом заповнення реєстраційної форми, у якій обов'язково вказуються такі дані:
прізвище, ім’я та по батькові;
2. Після заповнення користувачем реєстраційної форми на електронну поштову скриньку, вказану при реєстрації, надсилається тимчасовий пароль, який користувач Веб-порталу самостійно змінює на постійний. Вхід до особистого кабінету користувача здійснюється із зазначенням відомого лише користувачу логіна та пароля.
Доступ до електронних послуг Веб-порталу здійснюється за допомогою особистого кабінету користувача.
ІІІ. Електронні послуги Веб-порталу
1. З використанням функціональних можливостей Веб-порталу користувач може:
1) заповнити заяву, передбачену Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року № 3307/5), Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року № 96/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за № 55/18793, Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382, звернення для їх подальшого надсилання безпосередньо засобами Веб-порталу до відділів державної реєстрації актів цивільного стану;
2) надіслати до відділів державної реєстрації актів цивільного стану скан-копії документів, необхідних для державної реєстрації актів цивільного стану, внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, у форматі, придатному для роздрукування або зчитування цих документів в електронному вигляді;
3) здійснити попередній запис на відвідування відділу державної реєстрації актів цивільного стану із зазначенням зручних дати і часу;
4) оплатити з використанням платіжних систем послуги відділів державної реєстрації актів цивільного стану;
5) отримати консультації працівників відділу державної реєстрації актів цивільного стану щодо надісланих через Веб-портал заяв або звернень.
2. Заяві, зверненню користувача, надісланим через Веб-портал, автоматично присвоюється унікальний реєстраційний номер.
Повідомлення про результати розгляду заяви або звернення надсилається користувачу відповідальним працівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану в день їх отримання або не пізніше наступного робочого дня у разі надходження заяви або звернення поза робочим часом відділу та відображається в особистому кабінеті.
У разі направлення заяви або звернення щодо державної реєстрації шлюбу користувачу необхідно не пізніше трьох робочих днів після отримання повідомлення про результати її/його розгляду звернутись особисто до відділу державної реєстрації актів цивільного стану для підписання заяви, сформованої на підставі звернення.
Подання до відділів державної реєстрації актів цивільного стану звернень щодо заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану через мережу Інтернет не звільняє від необхідності особистого звернення користувача до відділу та подання ним документів, передбачених законодавством.
За достовірність даних, поданих до відділів державної реєстрації актів цивільного стану через Веб-портал, відповідає користувач.
За результатами розгляду звернення щодо запису на попередній прийом через Веб-портал до особистого кабінету користувача надсилається повідомлення, у якому зазначаються прізвище, ім'я, по батькові, посада та контактний телефон особи, яка буде здійснювати прийом, а також дата і час прийому.
Пошук заяв або звернень на Веб-порталі здійснюється за реєстраційним номером.
Засобами Веб-порталу надається інформація про перелік необхідних документів та/або відомостей, а також інформація про необхідність особистого звернення заявника до відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
3. В особистому кабінеті користувача відображається інформація про стан розгляду заяв або звернень, поданих через Веб-портал.
4. Оплата вартості послуг зв'язку (послуг операторів телефонного зв'язку, Інтернет-провайдерів тощо) та інших послуг, пов'язаних із забезпеченням їхніх технічних можливостей для користування Веб-порталом, здійснюється користувачами на загальних підставах.
