Про затвердження Вимог до організації ведення консульського обліку в електронній формі
{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ
№ 129 від 12.03.2025}
Відповідно до абзацу першого пункту 5 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Вимоги до організації ведення консульського обліку в електронній формі, що додаються.
2. Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
ПОГОДЖЕНО: |
|
ВИМОГИ
до організації ведення консульського обліку в електронній формі
{У тексті Вимог слова «ВІС МЗС», «уповноважена посадова особа» в усіх відмінках замінено відповідно словами «система «е-Консул»», «оператор» у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
1. Ці Вимоги розроблено відповідно до абзацу першого пункту 5 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85 (далі - Порядок).
2. Терміни, що вживаються у цих Вимогах, мають таке значення:
адреса електронної пошти користувача (заявника) — вказана користувачем при реєстрації електронного кабінету адреса електронної пошти;
ведення консульського обліку в електронній формі (е-Облік) — спосіб пересилання заяв та документів, передбачених Порядком, в електронній формі он-лайн засобами Інтернету та інформаційно-комунікаційної системи «е-Консул» (далі — система «е-Консул»);
інформаційне повідомлення — автоматично сформоване системою «е-Консул» повідомлення щодо статусу розгляду заяви або підтвердження факту вчинення дії з питань консульського обліку в електронній формі, що надсилається онлайн на адресу електронної пошти заявника та відображається в його електронному кабінеті.
Інші терміни в цих Вимогах вживаються у значеннях, визначених Порядком, Положенням про інформаційно-комунікаційну систему «е-Консул», затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 16 серпня 2024 року № 945 (далі — Положення), а також Законами України «Про електронні комунікації», «Про інформацію», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», «Про захист персональних даних», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Про електронні документи та електронний документообіг».
{Пункт 2 розділу I в редакції Наказу Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
3. Вимоги встановлюють процедуру організації ведення е-Обліку дистанційно з використанням технічних і програмних засобів системи «е-Консул» та Інтернету для забезпечення пересилання передбачених Порядком заяв та документів в електронній формі.
4. Організація ведення е-Обліку забезпечується засобами системи «е-Консул» і передбачає електронну взаємодію між користувачем (заявником) та оператором відповідного суб’єкта системи «е-Консул», а також електронну інформаційну взаємодію системи «е-Консул» із зазначеними у пункті 13 Положення електронними інформаційними ресурсами відповідно до Положення з метою ідентифікації особи, перевірки інформації (відомостей), що подається особою з використанням порталу «е-Консул» (у тому числі перевірки повноважень законного представника), та дотримання встановлених законодавством обмежень під час вчинення консульських дій в посольствах і консульських установах України в умовах воєнного стану за заявами громадян України чоловічої статі віком від 18 до 60 років і перевірки дійсності військово-облікових документів»;
{Пункт 4 розділу I в редакції Наказу Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
5. Оператор здійснює операційні дії у системі «е-Консул» з використанням кваліфікованого електронного підпису.
6. Департамент консульської служби МЗС надає авторизований доступ до інформації щодо консульського обліку громадян України Адміністрації Державної прикордонної служби України, Державній міграційній службі України, Державній митній службі України, Службі зовнішньої розвідки України та Службі безпеки України шляхом електронної інформаційної взаємодії інформаційно-комунікаційних систем відповідно до Положення у форматі «запит-відповідь» в режимі реального часу (онлайн).
{Пункт 6 розділу I в редакції Наказу Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
II. Подання заяви користувачем
1. Подання передбачених Порядком заяв і документів в електронній формі відповідному посольству чи консульській установі України здійснюється з використанням функціоналу електронного кабінету.
Система «е-Консул» забезпечує можливість використання функціоналу електронного кабінету з метою подання передбачених Порядком заяв і документів в електронній формі за умови відсутності встановлених законодавством обмежень щодо користувача під час вчинення консульських дій в посольствах і консульських установах України. Інформація щодо відсутності зазначених обмежень отримується системою «е-Консул» засобами електронної інформаційної взаємодії відповідно до Положення.
{Пункт 1 розділу II в редакції Наказу Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
1) вхід в електронний кабінет із забезпеченням автентифікації та/або електронної ідентифікації особи;
{Підпункт 1 пункту 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
2) заповнення користувачем з використанням засобів системи «е-Консул» форми облікової картки згідно з додатком 3 до Порядку, завантаження фотокартки (для взяття на постійний консульський облік, тимчасовий консульський облік, консульський облік усиновлених дітей) та накладення кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, на сформовану засобами системи «е-Консул» облікову картку;
{Підпункт 2 пункту 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
3) заповнення користувачем з використанням засобів системи «е-Консул» форми відповідної заяви, передбаченої Порядком (для взяття на постійний консульський облік, тимчасовий консульський облік, консульський облік усиновлених дітей; актуалізацію даних, що містяться в обліковій картці; внесення змін до облікової картки; зняття з консульського обліку), та накладення кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, на сформовану засобами системи «е-Консул» заяву»;
{Підпункт 3 пункту 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
4) завантаження користувачем сканованих копій документів, передбачених Порядком для відповідної дії;
5) сплату користувачем консульського збору відповідно до розділу V цих Вимог.
3. Після здійснення операцій, передбачених пунктом 2 цього розділу, заява вважається поданою. На адресу електронної пошти заявника надсилається інформаційне повідомлення про завершення процедури подання заяви. Інформація про статус розгляду заяви відображається в електронному кабінеті.
{Пункт 3 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
1. Розгляд заяви здійснюється оператором протягом строку, визначеного пунктами 9 та 10 Порядку.
1) ідентифікацію користувача та перевірку даних системою «е-Консул» щодо перебування на консульському обліку;
2) перевірку якості завантажених заявником графічних даних;
{Підпункт 2 пункту 2 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
3) звірку даних системи «е-Консул» та/або завантажених заявником документів з даними, внесеними ним до заяви та/або облікової картки;
{Підпункт 3 пункту 2 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
4) визначення строку, на який особа приймається на консульський облік - у разі взяття на консульський облік;
5) вчинення засобами системи «е-Консул» операційних дій з метою підготовки до формування відповідних інформаційних повідомлень та/або довідок, передбачених Порядком та цими Вимогами.
IV. Прийняття оператором рішення за результатами розгляду заяви
1. За результатами розгляду заяви оператор приймає одне з рішень щодо:
1) взяття на консульський облік (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення та довідки про перебування на консульському обліку за формою згідно з додатком 1 до Порядку);
2) актуалізації даних про особу, що містяться в обліковій картці, передбаченої абзацом другим пункту 16 Порядку (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення про актуалізацію даних);
3) внесення змін до облікової картки (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення про зміни в обліковій картці та оновленої довідки про перебування на консульському обліку за формою згідно з додатком 1 до Порядку);
4) зняття з консульського обліку (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення та довідки про зняття з консульського обліку за формою згідно з додатком 2 до Порядку);
5) відмови у взятті на консульський облік (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення із зазначенням причини відмови відповідно до пункту 21 Порядку);
6) повернення заяви на доопрацювання. У разі подання заявником неякісної фотокартки, копій документів або виявлення інших недоліків технічного характеру оператором формується інформаційне повідомлення з переліком виявлених недоліків, яке надсилається на адресу електронної пошти користувача разом із поданою ним заявою для її редагування та повторного подання на розгляд.
{Підпункт 6 пункту 1 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
1. За взяття на постійний і тимчасовий консульський облік засобами е-Обліку справляється консульський збір відповідно до пункту 7 Порядку.
2. Консульський збір сплачується в іноземній валюті з використанням електронних платіжних засобів через портал «е-Консул» і зараховується на окремий поточний рахунок відповідного посольства чи консульської установи України, відкритий у банківській установі держави місцезнаходження з подальшим зарахуванням у встановленому порядку до доходів Державного бюджету України.
{Пункт 2 розділу V в редакції Наказу Міністерства закордонних справ № 129 від 12.03.2025}
