Про затвердження Порядку впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин
{Заголовок із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства № 4408 від 26.03.2026}
{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки
№ 15449 від 16.10.2023
Наказом Міністерства економіки, довкілля
та сільського господарства
№ 4408 від 26.03.2026}
Відповідно до статті 28 Закону України «Про охорону праці», пункту 9 Положення про Міністерство економіки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 459 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 17 лютого 2021 року № 124) НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин.
{Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства № 4408 від 26.03.2026}
2. Директорату розвитку ринку праці та умов оплати праці забезпечити подання цього наказу в установленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра економіки України згідно з розподілом функціональних обов’язків.
ПОГОДЖЕНО: |
|
ПОРЯДОК
впровадження електронного документообігу у сфері трудових відносин
{Заголовок із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства № 4408 від 26.03.2026}
{У тексті Порядку слово «НПАОП» замінено словами «законодавством про працю, зокрема про охорону праці» згідно з Наказом Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства № 4408 від 26.03.2026}
1. Цей Порядок регулює використання електронного документообігу у сфері трудових відносин, зокрема охорони праці, і є обов’язковим для всіх роботодавців, які прийняли рішення про його впровадження. Рішення про перехід на електронний документообіг оформлюється відповідним наказом або розпорядженням роботодавця.
{Абзац перший пункту 1 в редакції Наказу Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства № 4408 від 26.03.2026}
Дія цього Порядку не поширюється на відносини, врегулювання яких здійснюється в іншому порядку відповідно до вимог актів вищої юридичної сили.
2. Організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено законодавством про працю, зокрема про охорону праці, здійснюється з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 та інших законодавчих та нормативно-правових актів.
{Пункт 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки № 15449 від 16.10.2023}
3. Одночасно з прийняттям зазначеного у пункті 1 цього Порядку рішення роботодавець зобов’язаний затвердити:
1) перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі (далі - Перелік);
2) порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.
4. У разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів, створення та ведення яких передбачено законодавством про працю, зокрема про охорону праці, роботодавець зобов’язаний забезпечити:
{Абзац перший пункту 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства № 4408 від 26.03.2026}
1) строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених законодавством про працю, зокрема про охорону праці, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
2) можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена законодавством про працю, зокрема про охорону праці;
3) надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці, гігієни праці, здійснення державного нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.
{Підпункт 3 пункту 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки, довкілля та сільського господарства № 4408 від 26.03.2026}
5. У випадках, коли відносно документів, віднесених до Переліку, передбачено проставлення особистого підпису визначеної законодавством про працю, зокрема про охорону праці особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.
