Про внесення змін до Інструкції з обліку кадрів в органах прокуратури України, затвердженої наказом виконувача обов'язків Генерального прокурора від 31.12.2021 № 415
Керуючись статтею 9 Закону України "Про прокуратуру", НАКАЗУЮ:
1. Внести зміни до Інструкції з обліку кадрів в органах прокуратури України, затвердженої наказом виконувача обов'язків Генерального прокурора від 31.12.2021 № 415 (далі - Інструкція).
1.1. Назву розділу IV Інструкції викласти у такій редакції:
"IV. Основні обов'язки уповноважених осіб при формуванні, зберіганні та ознайомленні з особовими справами".
1.2. Абзац четвертий пункту 6 розділу IV Інструкції викласти у такій редакції:
"У разі неможливості з об'єктивних причин забезпечити відповідний режим зберігання (пожежа, стихійне лихо тощо) за рішенням керівника органу прокуратури особові справи тимчасово можуть зберігатися поза межами приміщень прокуратури з дотриманням відповідного режиму обмеження доступу до них сторонніх осіб.".
1.3. Доповнити розділ IV Інструкції пунктами 8, 9 такого змісту:
"8. В умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій, та у разі виникнення реальної загрози захоплення особових справ, інших кадрових документів тривалого зберігання забезпечується їх вивезення до місця евакуації з урахуванням положень Порядку забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.10.2019 № 3194/5.
Рішення про негайне вивезення справ у безпечне місце приймає керівник органу прокуратури (особа, що виконує його обов'язки), у якому вони зберігаються, а за відсутності з ним екстреного зв'язку - особа, на яку покладено організацію збереження особових справ.
Зберігання особових справ, трудових книжок та інших кадрових документів тривалого зберігання в місцях евакуації забезпечується з дотриманням відповідного режиму обмеження доступу до них сторонніх осіб.
9. Для забезпечення збереження інформації, наявної в особових справах, у тому числі тих, що зберігаються в архівному фонді прокуратури, на випадок їх втрати можуть створюватися їх копії в електронному вигляді, що забезпечують ідентичність копій оригіналам.
Одночасне використання особових справ у паперовому та електронному вигляді забороняється.
Створення та зберігання матеріалів з особових справ на електронних носіях здійснюється з дотриманням вимог Законів України "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".
Зберігання та доступ до електронних носіїв такої інформації здійснюється в порядку, визначеному для зберігання особових справ працівників.".
{Джерело: вебсайт Офісу Генерального прокурора http://www.gp.gov.ua}
