ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
Н А К А З
05.08.2003 N 320
Про затвердження Інструкції про організаціюконтролю за виконанням документів
у Державній судовій адміністрації України
За підсумками виконання контрольних доручень у I півріччі
2003 р. та з метою забезпечення належного рівня виконавської
дисципліни, якісного та своєчасного виконання нормативно-правових
актів та доручень Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Інструкцію про організацію контролю за
виконанням документів у Державній судовій адміністрації України
(додається).
2. Інструкцію про організацію контролю за виконанням
документів у Державній судовій адміністрації України ввести в дію
з 08.08.2003 р.
3. Керівникам структурних, підрозділів Державної судової
адміністрації України, начальникам територіальних управлінь
державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі організувати вивчення
Інструкції про організацію контролю за виконанням документів у
Державній судовій адміністрації України та забезпечити виконання
її вимог.
4. Контроль, за виконанням цього наказу покласти на
заступника Голови Державної судової адміністрації України
О.В.Гашицького.
Голова В.Карабань
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Голови Державної
судової адміністрації
України
про організацію контролю за виконанням документів
у Державній судовій адміністрації
I. Завдання і порядок контролюза виконанням документів
1.1. Завданням контролю за виконанням документів у Державній
судовій адміністрації є забезпечення своєчасного їх виконання.
1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, у яких
визначено завдання або які містять питання, що потребують
вирішення. Обов'язковому контролю підлягають закони України, акти
та доручення Президента України, Верховної Ради України, рішення
Кабінету Міністрів України, що передбачають виконання завдань з
боку Державної судової адміністрації України.
1.3. Організація та здійснення контролю в Державній судовій
адміністрації покладається на управління документального
забезпечення. В управлінні безпосередній контроль здійснює відповідальний
за діловодство.
1.4. У загальному порядку проходження документів у ДСА
України відповідальні особи за діловодство Голови ДСА України та
заступників Голови ДСА України зобов'язані чітко дотримуватись
вимог Інструкції з діловодства ( 348-97-п ), сприяти оптимальному
розгляду термінових доручень та вести облікові журнали реєстрації
кореспонденції.
1.5. Відповідальність за виконання документа несуть посадові
особи, визначені у резолюціях Голови ДСА України, заступників
Голови ДСА та безпосередні виконавці. Якщо виконання документа
покладається на кількох посадових осіб, відповідальним за
організацію виконання є посадова особа, що зазначена в резолюції
керівництва першою.
1.6. Контроль за ходом виконання актів законодавства,
доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України
здійснюється шляхом: - аналізу та узагальнення інформації про стан виконання
контрольних доручень в цілому або окремих встановлених ними
завдань; - систематичного аналізу статистичних та оперативних даних,
що характеризують їх виконання; - заслуховування звітів на оперативних нарадах у Голови ДСА
України та засіданнях колегій.
II. Строки виконання документів
1. Документи можуть бути із зазначенням та без зазначення
терміну виконання. Терміни виконання зазначаються у самому
документі або встановлюються резолюцією Голови ДСА України, або
визначаються актами законодавства.
2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути
виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з
позначкою "терміново" - протягом 10 календарних днів від дати
підписання документа, "оперативно" - 3 - 5 календарних днів, якщо
на дорученні не вказаний конкретний термін виконання.
3. Строк виконання документа може бути змінений лише за
вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її
відсутності - посадової особи, яка її заміщає.
4. У разі неможливості виконання акта чи доручення в
установлені строки виконавець за сім днів до закінчення цих
строків вносить Голові ДСА України подання про їх перенесення з
обгрунтуванням причин невиконання.
III. Здійснення контролю за виконанням документів
1. Постановка документів на "контроль" та визначення
службових осіб, відповідальних за виконання, здійснюється на
підставі резолюції Голови Державної судової адміністрації України.
2. Якщо у нормативно-правових актах, дорученнях вищестоящих
органів виконавчої влади у переліку виконавців Державна судова
адміністрація зазначена першою, то визначається "особливий
контроль".
3. Контроль за виконанням документів має наступні складові: - постановка документа на контроль, формування картотеки
(комп'ютерної бази даних) контрольних доручень; - доведення документів до виконавців; - нагадування-інформування (усне та письмове) виконавців щодо
строків виконання доручень; - обліку та узагальнення результатів контролю за виконанням
документів; - щотижневе інформування Голови ДСА України, його заступників
про хід та підсумки виконання документів; - зняття документів з контролю; - формування наряду виконаних документів; - зберігання документів.
IV. Зняття документів з контролю
1. Документ вважається виконаним, якщо лист-відповідь
(інформація) за підписом Голови ДСА України направлено до органу
чи посадової особи, від яких він надходив.
2. Рішення про зняття з контролю приймає посадова особа, яка
дала контрольне доручення. На підставі рішення, а також після
подання до Управління документального забезпечення пакету
документів (доручення, копії листів-відповідей, тощо), робиться
відмітка про зняття з контролю.
3. Спеціаліст Управління документального забезпечення
переносить облікові дані реєстраційно-контрольної картки до
комп'ютерної бази даних. Комп'ютерна база даних обов'язково
містить: - повну назву органу, що надіслав документ до Державної
судової адміністрації України; - короткий зміст акта чи документа; - номер і дату документа, доручення; - посаду та прізвище посадової особи ДСА України, яка
встановила контроль; - дату та зміст резолюції; - посаду, прізвище виконавця контрольного доручення; - відмітку про зняття з контролю.
4. На підставі відомостей зазначеної комп'ютерної бази даних
Управління документального забезпечення готує звіти, аналітичні
довідки щодо стану виконання контрольних доручень в Державній
судовій адміністрації України та подає їх на розгляд Голові ДСА
України.
5. Інші питання контролю, що не врегульовані цією
Інструкцією, визначаються Інструкцією з діловодства в Державній
судовій адміністрації України, затвердженою наказом Голови ДСА
України від 17.02.2003 N 94.
