ЗАТВЕРДЖЕНО |
Вимоги
щодо найменування файлів електронних реєстрів файлів архівних електронних справ
1. Структура імені файлу електронного реєстру файлів архівних електронних справ складається з таких елементів:
ідентифікатор електронних облікових документів;
ідентифікатор електронного реєстру файлів архівних електронних справ;
ідентифікатор архівної установи;
номер реєстру файлів архівних електронних справ;
2. В імені файлу використовуються тільки арабські цифри та знаки «.» (крапка), «-» (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файлу.
3. Ідентифікатор електронних облікових документів (позиції 1–2 в імені файлу) створюється за Вимогами щодо найменування файлів електронних облікових документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1425/26202.
4. Ідентифікатор електронного реєстру файлів архівних електронних справ складається з арабських цифр 010 (позиції 4–6 в імені файлу).
5. Ідентифікатор установи (позиції 8–17 в імені файлу), ідентифікатор архівної установи (позиції 19–28 в імені файлу), дата електронного документа (позиції 48–55 в імені файлу), версія конвертування (позиції 57, 58 в імені файлу) та розширення імені файлу (позиції 60–62 в імені файлу) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.
6. Номер фонду (позиції 30–36 в імені файлу) створюється за Вимогами щодо найменування файлів архівних електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203.
7. Зразок імені файлу електронних реєстрів файлів архівних електронних справ.
Позиції 1–2: ідентифікатор електронних облікових документів.
Позиції 4–6: ідентифікатор електронного реєстру файлів архівних електронних справ.
Позиції 8–17: ідентифікатор установи.
Позиції 19–28: ідентифікатор державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради.
Позиція 30 — літерна частина номера фонду.
Позиції 31–36: цифрова частина номера фонду.
Позиції 38–41: цифрова частина номера опису.
Позиція 42 — літерна частина номеру опису.
Позиції 44–46: номер реєстру файлів архівних електронних справ.
Позиції 48–55: дата формування реєстру.
