Наказ № 1886/5 від 11.11.2014 Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ. Редакція від 10.05.2025

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 № 1886/5

Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1429/26206

ВИМОГИ
до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 1019/5 від 10.04.2025}

I. Загальні положення

1. Ці Вимоги визначають структуру та зміст XML-схеми обкладинок архівних електронних справ (далі - ОАЕС), дозволяють унормувати створення інформаційних об’єктів, які призначені для приймання-передавання архівних електронних справ до державних архівних установ та архівних відділів міських рад від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності (далі - установа).

2. На підставі цих Вимог центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства створюється еталонна XML-схема ОАЕС.

3. Еталонна XML-схема ОАЕС призначена для впровадження в інформаційних автоматизованих системах (далі - ІАС) установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад з метою контролю правильності створення відповідних XML-документів.

4. Еталонна XML-схема ОАЕС складається з таких XML-компонентів: контейнер, елемент, атрибут.

5. Терміни та визначення, що застосовуються у цих Вимогах, відповідають тим, які визначені Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з ЕД).

6. Принципи побудови моделі UІО, інформаційної взаємодії систем за допомогою UІО (структура XML-компонентів, їх допустима кількість (кратність) у структурі UІО, типи даних, словник мнемонік англомовної семантики для визначення ідентифікаторів XML-компонентів), а також загальні вимоги до UІО, його структури та змісту відповідають Вимогам до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200.

II. Модель ОАЕС

1. Модель ОАЕС складається із зон описування: «Заголовок», «Створювач», «Користування», «Архів», «Документи», «Зберігання», «Розширення».

2. Зони описування ОАЕС оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML. Зона «Заголовок» розміщується на нульовому рівні ієрархії в структурі ОАЕС, інші зони є вкладеними в зону «Заголовок» та розміщуються на першому рівні цієї ієрархії. Всі інші XML-компоненти ОАЕС є похідними від визначених зон описування, сумісні з ними за принципом «знизу вгору», оформлюються як вкладені елементи, що розташовані на інших верхніх рівнях ієрархії в структурі ОАЕС.

3. У змісті зони можуть бути використані XML-компоненти тільки з переліку, визначеного у цих Вимогах для даної зони, зі встановленою допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у цих Вимогах типом даних. Виняток становить зона «Розширення» - склад і структура XML-компонентів цієї зони визначаються під час впровадження ОАЕС у діяльність установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад або зміни організації їх роботи.

III. Порядок обробки файлів ОАЕС

1. Деякі зони ОАЕС можуть містити двійкові дані в кодуванні Base64, а саме у зону «Документ» додаються відомості у форматі XML про всі архівні електронні документи (далі — АЕД), з яких сформовано архівну електронну справу відповідно до друкованої форми архівної електронної справи, визначеної у додатку 16 до Порядку роботи з ЕД. Це забезпечить подальшу автоматизацію роботи з архівними електронними справами в державних архівних установах та архівних відділах міських рад.

{Пункт 1 розділу III в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025}

2. За потреби в зону «Розширення» UІО можна інкапсулювати файли, створені в будь-яких форматах (PDF, DOC, RTF, XLS, PPT, ODT, AVI тощо).

IV. Описання зон UІО

1. Зону «Заголовок» утворює XML-контейнер UIO нульового рівня ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення загальної структури ОАЕС та описання коду мови його змісту, а також стандарту кодування XML-документа.

2. Зону «Створювач» утворює XML-контейнер AgentAuthor першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих юридичної особи, що створила ОАЕС або внесла зміни до нього.

3. Зону «Користування» утворює XML-елемент AccessHistory першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-атрибути якого містять метадані історії користування ОАЕС.

4. Зону «Архів» утворює XML-контейнер AgentAddresseRecord першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих державної архівної установи, архівного відділу міських рад, до яких передаються на зберігання АЕД, зазначені в ОАЕС.

5. Зону «Документи» утворює XML-контейнер Record першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих всіх АЕД, з яких сформовано архівну електронну справу.

6. Зону «Зберігання» утворює XML-контейнер ArchivalPreserv першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих архівного зберігання архівної електронної справи.

7. Ієрархічну структуру всіх зон ОАЕС разом з допустимими для них XML-компонентами представлено в додатку до цих Вимог.

V. Скорочення у додатку

А — XML-атрибут.

Е — XML-елемент.

ЕК — експертна комісія.

ЕПК — експертно-перевірна комісія.

ЕПОС — електронний примірник описів справ постійного зберігання.

ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.

К — XML-контейнер.

КЕП — кваліфікований електронний підпис.

П. І. Б. — прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності).»;

ISO 639-1:2002 - ISO 639-1:2002 Codes for the representation of names of languages - Part 1: Alpha-2 code (Коди для представлення назв мов. Частина 1. Двобуквений код).

{Розділ V в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025}

Заступник директора
Департаменту взаємодії
з органами влади

С.В. Мартиненко

Додаток
до Вимог до структури та змісту
XML-схеми обкладинок архівних
електронних справ
(пункт 7 розділу IV)

Структура та зміст XML-схеми
обкладинок архівних електронних справ

Схема	Інд	Тип	0	1	2	3		Назва XML-атрибута	Кратність	Тип даних	Опис
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
АЕС	1	К	0					UIO	1	String	Містить службову інформацію, необхідну для правильної обробки та інтерпретації всього ОАЕС в цілому
АЕС	2	А						formatUIO	1	String	Стандарт XML
АЕС	3	А						versionUIO	1	String	Версія XML-схеми
АЕС	4	А						codeLanguageUIO	1	String	Код мови змісту
АЕС	5	А						encodingUIO	1	String	Стандарт кодування символів
АЕС	6	К		1				Access	0	String	Містить інформацію про обмеження доступу до АЕС
АЕС	7	А						codeAccess	1	Enum	Код доступу до інформації ОАЕС
АЕС	8	А						nameRequisitesFileRestrictionAccess	1	String	Назва грифа обмеження доступу
АЕС	9	А						groundsActionFileRestrictionAccess	1	String	Посилання на нормативний документ, відповідно до вимог якого здійснюється організація роботи з документною інформацією з обмеженим доступом
АЕС	10	А						groundsPeriodFileRestrictionAccess	1	String	Посилання на норму у нормативному документі, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації
АЕС	11	А						periodRestrictionAccess	1	String	Строк обмеження доступу до документної інформації
АЕС	12	Е				3		PersFileRestrictionAccess	1	String	Метадані особи, яка обмежила доступ до інформації, що міститься в інкапсульованих в ОАЕС ЕД або його додатках
АЕС	13	А						namePersFileRestrictionAcces	1	String	П. І. Б. особи, що обмежила доступ до інформації
АЕС	14	А						rankOffPersFileRestrictionAcces	0	String	Посада особи, що обмежила доступ до інформації
АЕС	15	Е				3		RemovalFileRestrictionAccess	1	String	Метадані зняття обмеження доступу до ОАЕС
АЕС	16	А						dateRecordRemovalFileRestrictionAccess	1	String	Дата протоколу з рішенням ЕК установи, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації. Передчасне зняття обмеження доступу до документної інформації можливо на підставі документа, що фіксує виявлення порушення щодо неправомірного обмеження доступу до цієї інформації. У разі якщо установа, яка створила документ, що містить інформацію з обмеженим доступом, ліквідована без правонаступника, рішення про зняття обмеження доступу до цієї інформації здійснюється на підставі експертного висновку державного експерта в галузі, до якої відноситься установа, що створила ОАЕС
АЕС	17	А						numberRecordRemovalFileRestrictionAccess	1	String	Номер протоколу з рішенням ЕК установи або ЕПК державного архіву, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації, або документа, що знімає обмеження доступу до документної інформації, якщо було встановлено, що обмеження доступу до цієї інформації було встановлено неправомірно
АЕС	18	К		1				AgentAuthor	1-n	String	Метадані установи, яка створила або змінила ОАЕС
АЕС	19	А						fullNameAgentAuthor	1	String	Найменування установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	20	А						shortNameAgentAuthor	0	String	Скорочене найменування установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	21	А						ownershipAgentAuthor	0	String	Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	22	А						stateCodeAgentAuthor	1	Num	Код за ЄДРПОУ установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	23	А						mandateAgentAuthor	0	String	Метадані про правові повноваження та функції установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	24	Е			2			AddrAgentAuthor	1	String	Метадані адреси установи, яка створила або змінила ОАЕС
АЕС	25	А						postAddrAgent	1	String	Поштова адреса установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	26	А						cityAddrAgent	1	String	Назва населеного пункту установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	27	А						areaAddrAgent	1	String	Назва району установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	28	А						regionAddrAgent	1	String	Назва області установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	29	А						postCodeAddrAgent	1	String	Поштовий індекс установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	30	А						eContactAddrAgent	1	String	Адреса електронного засобу комунікації установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	31	К			2			DepartmentAgentAuthor	1	String	Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС
АЕС	32	А						nameDepartmentAgentAuthor	1	String	Назва підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	33	А						nameProgDepartmentAgentAuthor	1	String	Назва програмного засобу створення та користування ОАЕС підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	34	Е				3		AddrDepartmentAgentAuthor	1	String	Метадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕС
АЕС	35	А						postAddrDepartmentAgent	1	String	Поштова адреса підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	36	А						cityAddrDepartmentAgent	1	String	Назва населеного пункту підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	37	А						areaAddrDepartmentAgent	1	String	Назва району підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	38	А						regionAddrDepartmentAgent	1	String	Назва області підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	39	А						postCodeAddrDepartmentAgent	1	String	Поштовий індекс підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	40	А						eContactAddrDepartmentAgent	1	String	Адреса електронного засобу комунікації підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	41	К				3		OffPersDepartmentAgentAuthor	1	String	Метадані посадової особи установи, яка створила або змінила ОАЕС
АЕС	42	А						nameOffPersDepartmentAgentAutho	1	String	П. І. Б. офіційної особи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	43	А						rankOffPersDepartmentAgentAutho	1	String	Посада особи, що створила або змінила ОАЕС
АЕС	44	Е					4	SignOffPersDepartmentAgentAuthor	1	String	Метадані КЕП посадової особи установи, яка підписала новий або змінений АЕД
АЕС	45	А						algorithmSignOffPersDepartmentAgentAuthor	0	String	Стандарт КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС	46	А						formatSignOffPersDepartmentAgentAuthor	0	String	Формат даних КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС	47	А						encodingSignOffPersDepartmentAgentAuthor	0	String	Кодування даних КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС	48	А						nameProgSignOffPersDepartmentAgentAuthor	0	String	Назва програмного засобу КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС	49	А						nameFileSignOffPersDepartmentAgentAuthor	1	String	Найменування файла для інкапсуляції підписаних даних та даних КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС	50	А						fileSignOffPersDepartmentAgentAuthor	1	Base64	Файл зовнішнього КЕП посадової особи-підписувача ОАЕС
АЕС	51	Е			2			GroundsAgentAuthor	0	String	Метадані підстави для зміни ОАЕС установою
АЕС	52	А						dateRecordGroundsAgentAuthor	1	String	Дата документа про внесення змін до ОАЕС
АЕС	53	А						numberRecordGroundsAgentAuthor	1	String	Номер документа про внесення змін до ОАЕС
АЕС	54	А						descriptionGroundsAgentAuthor	1	String	Описання змін, що було внесено до ОАЕС
АЕС	55	К		1				AccessHistory	0-n	String	Містить інформацію про історію користування ОАЕС
АЕС	56	А						dateAccessHistory	1	DateTime	Дата і час транзакції з ОАЕС
АЕС	57	А						loginAccessHistory	0	String	Логін користувача ОАЕС
АЕС	58	А						nameOffPersAccessHistory	1	String	П. І. Б. користувача ОАЕС
АЕС	59	А						codeRightsActionAccessHistory	1	String	Код прав щодо модифікації ОАЕС
АЕС	60	К		1				AgentAddresseRecord	1-n	String	Метадані архіву (державної архівної установи, архівного відділу міських рад), до якого передаються архівні електронні справи
АЕС	61	А						fullNameAgentAddresseRecord	1	String	Найменування архіву
АЕС	62	А						shortNameAgentAuthor	0	String	Скорочене найменування архіву
АЕС	63	А						ownershipAgentAuthor	0	String	Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму архіву
АЕС	64	А						stateCodeAgentAuthor	1	Num	Код за ЄДРПОУ архіву
АЕС	65	А						mandateAgentAuthor	0	String	Метадані про правові повноваження та функції архіву
АЕС	66	Е			2			AddrAgentAddresseeRecord	1	String	Метадані архіву
АЕС	67	А						postAddrAgentAddresseRecord	1	String	Поштова адреса архіву в населеному пункті
АЕС	68	А						cityAddrAgentAddresseRecord	1	String	Назва населеного пункту архіву ЕПОС
АЕС	69	А						areaAddrAgentAddresseRecord	1	String	Назва району архіву
АЕС	70	А						regionAddrAgentAddresseRecord	1	String	Назва області архіву
АЕС	71	А						postCodeAddrAgentAddresseRecord	1	String	Поштовий індекс архіву
АЕС	72	А						eContactAddrAgentAddresseRecord	1	String	Адреса електронного засобу комунікації архіву
АЕС	73	К		1				Record	1	String	Для файлів обкладинок АЕС
АЕС	74	А						nameFileRecord	1	String	Назва файла АЕС
АЕС	75	А						nameFormatFileRecord	1	String	Найменування формату АЕС
АЕС	76	А						encodingFileRecord	1	String	Стандарт кодування символів АЕС
АЕС	77	А						dataFileRecord	1	Base64	Кодовані у символьний формат дані файла АЕС
АЕС	78	К		1				ArchivalRecords	1	String	Містить інформацію про метадані архівної електронної справи
АЕС	79	Е			2			ArchivalRecord	1-n	String	Містить інформацію про АЕД та ЕД, що в них знаходяться, з яких сформовано архівну електронну справу
АЕС	80	А						ordNum	1	Num	Порядковий номер документа
АЕС	81	А						nameFileRecord	1	String	Назва файла АЕД
АЕС	82	А						registrationIndexRecord	1	String	Реєстраційний індекс ЕД, що міститься в АЕД
АЕС	83	А						dateRecord	1	Date	Дата створення ЕД, що міститься в АЕД
АЕС	84	А						titleRecord	0	String	Заголовок ЕД, що міститься в АЕД
АЕС	85	К		1				ArchivalPreserv	1	String	Містить інформацію про метадані архівної електронної справи
АЕС	86	К			2			MetadataArchival Preserv	1-n	String	Метадані архівного описування ЕД
АЕС	87	А						numberFundMetadataArchivalPreserv	1	String	Номер фонду
АЕС	88	А						numberInventoryMetadataArchivalPreserv	1	String	Номер опису справ постійного зберігання
АЕС	89	А						numberFolderMetadataArchivalPreserv	1	String	Номер справи
АЕС	90	А						titleFolderMetadataArchivalPreserv	1	String	Заголовок справи
АЕС	91	А						dateFolderMetadataArchivalPreserv	1	String	Крайні дати створення ЕД
АЕС	92	А						periodFolderMetadataArchivalPreserv	1	Num	Строк зберігання АЕД
АЕС	93	Е			2			LocateHistoryArchivalPreserv	0-n	String	Метадані історії зберігання ОАЕС в державному архіві
АЕС	94	А						dateLocateHistoryArchivalPreserv	1	Date	Дата надходження ОАЕС до державного архіву
АЕС	95	А						idenifierMediaLocateHistoryArchivalPreserv	1	String	Ідентифікатор носія та сховища
АЕС	96	А						typeMediaLocateHistoryArchivalPreserv	1	String	Тип носія
АЕС	97	А						linkFileLocateHistoryArchivalPreserv	1	String	Посилання на файл ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається
АЕС	98	А						linkFileReservLocateHistoryArchivalPreserv	1	String	Посилання на резервну копію файла ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігається
АЕС	99	К			2			VerificHistoryArchivalPreserv	0-n	String	Метадані перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС	100	А						dateVerificHistoryArchivalPreser	1	Date	Дата перевіряння
АЕС	101	К				3		AgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Метадані установи, що здійснила перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС	102	А						fullNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	Date	Найменування установи, що здійснила перевіряння
АЕС	103	А						shortNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv	0	String	Скорочене найменування установи, що здійснила перевіряння
АЕС	104	А						ownershipAgentVerificHistoryArchivalPreserv	0	String	Абревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що здійснила перевіряння
АЕС	105	А						stateCodeAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	Num	Код за ЄДРПОУ установи, що здійснила перевіряння
АЕС	106	А						mandateAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Дані про правові повноваження та функції установи, що здійснила перевіряння
АЕС	107	Е					4	AddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Метадані адреси установи, що здійснила перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС	108	А						postAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Поштова адреса установи, що здійснила перевіряння, в населеному пункті
АЕС	109	А						cityAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Назва населеного пункту установи, що здійснила перевіряння
АЕС	110	А						areaAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Назва району установи, що здійснила перевіряння
АЕС	111	А						regionAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Назва області установи, що здійснила перевіряння
АЕС	112	А						postCodeAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Поштовий індекс установи, що здійснила перевіряння
АЕС	113	А						eContactAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Адреса електронного засобу комунікації установи, що здійснила перевіряння
АЕС	114	Е					4	OffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Метадані посадової особи, що здійснила перевіряння КЕП ОАЕС та справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС	115	А						nameOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	П. І. Б. особи, яка здійснила перевіряння КЕП
АЕС	116	А						rankOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Посада особи, яка здійснила перевіряння КЕП
АЕС	117	А						loginOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreser	1	String	Логін особи, яка здійснила перевіряння КЕП
АЕС	118	К				3		ResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Метадані результатів перевірки справжності ОАЕС за її КЕП
АЕС	119	А						identifierResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Ідентифікатор ОАЕС
АЕС	120	А						validResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv	1	Enum	Результат перевіряння справжності ОАЕС за його КЕП
АЕС	121	Е					4	ResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Метадані результатів перевіряння КЕП ОАЕС
АЕС	122	А						identifierResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv	1	String	Ідентифікатор КЕП ОАЕС
АЕС	123	А						validResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv	1	Enum	Результат перевіряння КЕП ОАЕС
АЕС	124	К		1				EXT	0	String	Призначений для включення інформації, що не передбачена структурою та змістом ОАЕС, але необхідна для здійснення діяльності, для забезпечення якої використовується ОАЕС, виходячи з особливостей організації цієї діяльності

{Додаток в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1019/5 від 10.04.2025}

Джерело:Офіційний портал ВРУ

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Наказ № 1886/5 від 11.11.2014 Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Оновлення в Господарських договорах

Ви не авторизовані

Розділи системи

133 510 372

28 932

4 855

544 802

31 595 971

54 536 801

Унікальні можливості

Моніторинг

Календар засідань

Обране

Добірки прецедентів

Зв'яжіться з нами

Про нас

Комерційний відділ

Підтримка користувачів

Загальні контакти

Соціальні мережі

Наказ № 1886/5 від 11.11.2014 Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ